Algemene Voorwaarden

1. START INSCHRIJVINGEN
2. REGISTREREN
3. INSCHRIJVEN
4. BETALEN
5. ANNULATIE & TERUGBETALING
6. WIJZIGINGEN
7. SOCIALE KORTING
8. VERZEKERING
9. ATTESTEN
10. OPVANG SPORTKAMPEN
11. SAMENSTELLING GROEPEN
12. PUNTEN SPAREN
13. BEELDMATERIAAL
14. HUISREGELS
15. ZIEKTE, ONGEVALLEN EN MEDISCHE INFORMATIE

1. START INSCHRIJVINGEN
Hasselaren

• Start online inschrijven vanaf zaterdag 9.00 uur
• Start telefonisch inschrijven vanaf maandag 9.00 uur

Iedereen

• Start online inschrijven vanaf maandag 17.00 uur
• Start telefonisch inschrijven vanaf dinsdag 9.00 uur

2. REGISTREREN
2.1 Online: www.sporthasselt.be
Registreren kan via de ‘home pagina’ (welkom pagina) via de knop

• ‘Registreer met eID’
• ‘Registreer zonder eID’

De registratie verloopt in 3 stappen:

• STAP 1: Maak een account aan voor deze toepassing. Voor een vlotte inschrijving raden we aan je vooraf te registreren. Let op, geef hiervoor de gegevens van de ouder op, inclusief het rijksregisternummer.
• STAP 2: Na het doorlopen van de registratieprocedure ontvang je een activatiemail op je e-mailadres.
• STAP 3: Vervolgens kan je inloggen op je account en jouw gezinsleden toevoegen. Indien je kind reeds geregistreerd is onder een ander account, kan je dit zelf niet meer toevoegen onder jouw account. Contacteer hiervoor de afdeling sport.

Door in te loggen in ‘je account’, kan je steeds je gegevens aanpassen waar nodig.
Lukt dit niet? De medewerkers van de afdeling sport helpen je graag verder (011 23 94 50).

• Bij het aanmaken van een account ben je verplicht de correcte gegevens in te vullen.
• Bij wijzigingen dien je dit onmiddellijk aan te passen in je account of de medewerkers van de afdeling sport hiervoor te contacteren.
• Bij foutieve adresgegevens wordt je account en mogelijke inschrijvingen geschrapt.

2.2 Telefonisch: 011 23 94 50
Om de telefonisch registratie vlotter te laten verlopen verzoeken we je onderstaande gegevens van elke deelnemers die je wenst in te schrijven binnen handbereik te hebben:

1. naam
2. domicilieadres
3. rijksregisternummer
4. telefoonnummer (ouder)
5. e-mailadres (ouder)

2.3 Co-ouderschap
Co-ouderschap kan sinds 2021 geregistreerd worden in het co-ouderschapsregister bij de dienst bevolking (bevolking@hasselt.be of 011 23 90 00)
Wanneer je kind minstens 50% bij de co-ouder in Hasselt verblijft, ontvang je bij de dienst bevolking een getuigschrift. Als je dit getuigschrift minstens 7 dagen voor aanvang van de inschrijvingen mailt aan sportpromotie@hasselt.be, kan je na bevestiging genieten van het voordeel om als Hasselaar vooraf in te schrijven.

3. INSCHRIJVEN
Door in te schrijven verklaar je je akkoord met de algemene voorwaarden.
3.1 Online: www.sporthasselt.be
Je kan pas inschrijven op het ogenblik waarop de online inschrijvingen starten. Als je voor zaterdag 9 uur het aanbod opent, kan je het enkel bekijken.

• Klik alle gewenste activiteiten aan.
• Selecteer de deelnemer(s).
• Voeg toe aan winkelmandje.
  (Opgelet: de inhoud van het winkelmandje wordt gedurende 40 min. bewaard)
• Vervolgens bevestig je je inschrijving(en) en betaal je online.

Volzet? Je kan je registreren op de wachtlijst van zodra alle plaatsen zijn ingevuld.
Het is altijd mogelijk dat er door omstandigheden terug plaatsen vrijkomen. De afdeling sport neemt hiervoor telefonisch met jou contact op.
De wachtlijst is enkel van toepassing op de activiteit waarvoor je je op de wachtlijst hebt opgegeven en vervalt na deze periode.

3.2 Telefonisch: 011 23 94 50
Vereiste gegevens om de inschrijving vlot te laten verlopen

• code van de activiteit
• naam & voornaam van de deelnemers die je wenst in te schrijven
• rijksregisternummer van elke deelnemer
• adresgegevens van elke deelnemer (domicilie)
• telefoonnummer(s) (ouder)
• e-mailadres (ouder)

4. BETALEN
4.1 Na online inschrijving
Na bevestiging van je winkelmandje betaal je je online inschrijving onmiddellijk.
Indien de betaling niet lukt, kan je later opnieuw proberen. Je inschrijving blijft behouden.

4.2 Na telefonische inschrijving
Je ontvangt een overzicht van je inschrijving per mail of per post. Hierop vind je de betalingsmodaliteiten. Je dient te betalen voor de uiterste betaaldatum, zoals vermeld op de afrekening. Vergeet niet de gestructureerde mededeling bij betaling mee te geven.
Rekeningnummer: BE12 7370 4055 0992

4.3 Openstaande betaling
Een account wordt geblokkeerd voor verdere inschrijvingen, indien het openstaande betalingen bevat, waarbij de vervaldatum overschreden is.

5. ANNULATIE & TERUGBETALING
5.1 Annuleren

• Gebeurt steeds schriftelijk op het e-mailadres sportpromotie@hasselt.be.
• De datum van de mail geldt als annulatiemoment.
• Tot 2 werkdagen na inschrijving kan je kosteloos annuleren.
• ≥ 7 dagen voor de start van de activiteit: administratiekost van 5,00 euro.
• < 7 dagen voor de start van de activiteit: geen terugbetaling.

5.2 Annuleren wegens ziekte

• Gebeurt steeds schriftelijk op het e-mailadres sportpromotie@hasselt.be.
• De datum van de mail geldt als annulatiemoment.
• Bij annulatie vóór aanvang van de activiteit wordt er na voorlegging van een doktersattest bij de terugbetaling een administratiekost van 2,50 euro aangerekend.
• Bij annulatie tijdens de activiteit wordt na voorlegging van een doktersattest enkel het resterende deel van de activiteit terugbetaald.. Hierbij wordt eveneens een administratiekost van 2,50 euro aangerekend. Gemiste deelnames tussenin worden niet terugbetaald
• Opgelet: zonder doktersattest kan er geen terugbetaling gebeuren.

5.3 Terugbetaling

• De terugbetaling gebeurt zo spoedig mogelijk.
• De terugbetaling gebeurt steeds op het rekeningnummer dat in je account bij ‘mijn gezin’ onder de naam van de accounthouder staat. Dit is niet per definitie het rekeningnummer waarmee je (online) betaalt. Dit nummer kan je ten alle tijden zelf wijzigen.
• Wanneer een activiteit wordt geschrapt wegens te weinig inschrijvingen, krijg je het volledige inschrijfgeld teruggestort. Er kan in de mate van het mogelijke voor jou een gepast alternatief worden gezocht.

6. WIJZIGINGEN

• Wisselen van activiteit is mogelijk, voor zover er nog voldoende plaatsen beschikbaar zijn.
• Kan enkel telefonisch op het nummer 011 23 94 50.
• Tot 2 werkdagen na inschrijving kan je kosteloos wijzigen. Hierna wordt een administratiekost van 5,00 euro aangerekend.

7. SOCIALE KORTING
Onze activiteiten komen in aanmerking voor een sociale korting.
7.1 UiTPAS met kansentarief
Inwoners van Hasselt die recht hebben op verhoogde tegemoetkoming, kunnen een UiTPAS met kansentarief aanvragen. Hierbij krijg je 80% korting op het basistarief op onze activiteiten. Voer je uitpasnummer in in je account(bij de ouder), je ontvangt automatisch je korting bij de afrekening. Een UiTPAS staat op naam en kan dus niet worden doorgegeven.

Wanneer heb je recht op een UiTPAS met kansentarief?

• mensen met leefloon
• verhoogde tegemoetkoming
• werknemers in een beschutte of sociale werkplaats
• mensen in budgetbegeleiding, budgetbeheer of schuldbemiddeling

Je kan je UiTPAS aanvragen op:

• Stadhuis ’t Scheep, Limburgplein 1 (tijdens openingsuren vrije inloop)
• Dienst Toerisme, Maastrichterstraat 59
• Bib Dusart, Martelarenlaan 17
• Bib Kuringen, J. van oostenrijkstraat 55
• Rap op Stap, A. Rodenbachstraat 20 bus 6
• Huis van het Kind, Maastrichterstraat 96c

Meer info: UiTPAS met kansentarief | Hasselt

7.2 OCMW
Wat als je niet zelf kan betalen? Je kan hulp vragen aan het OCMW van de stad Hasselt. Daar wordt na een sociaal onderzoek beslist of er eventueel een financiële tussenkomst mogelijk is. Indien je reeds een dossier hebt bij het OCMW Hasselt, vraag aan je maatschappelijk werker om je in te schrijven via de afdeling sport en bespreek welke financiële tussenkomst mogelijk is.
OCMW | Sociale dienst
Limburgplein 1 3500 Hasselt
011 23 90 00 | 0800 90 280 (Gratis nummer)
socialedienst.ocmw@hasselt.be

8. VERZEKERING

• De verzekering lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid is bij alle activiteiten inbegrepen in de prijs.
• Alle deelnemers zijn verzekerd voor lichamelijke ongevallen:
  • Tijdens de verplaatsing naar/van de activiteit (enkel tijdens de kortste verplaatsing, vlak voor/na de activiteit)
  • Tijdens de activiteit
• Indien je je kwetst, vraag je een verzekeringspapier aan de lesgever.
• Volg de procedure die je samen het verzekeringspapier ontvangt en bezorg het zo snel mogelijk aan de afdeling sport:

• Materiële schade (aan kledij, bril, horloge, GSM,…) is niet verzekerd.
• We zijn niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van spullen. Als de deelnemer iets of iemand schade toebrengt of kwetst, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de kosten (je familiale verzekering).

Vergeet je inschrijving niet te annuleren indien je niet meer kan deelnemen aan de activiteit.

9. ATTESTEN
9.1 Attesten mutualiteit
Voor wie?
Iedereen die een activiteit bij ons heeft gevolgd en betaald.
Wat is jouw voordeel?
Dit is afhankelijk van het ziekenfonds waarbij je bent aangesloten. Informeer bij jouw ziekenfonds welk voordeel je geniet.
Wat moet je doen?
Het attest voor de mutualiteit kan je downloaden via de ouderzone van je account zodra de activiteit beëindigd is. Je hoeft ons dit attest niet meer te bezorgen en kan dit rechtstreeks bij jouw mutualiteit indienen.

9.2 Fiscale attesten
Voor wie?
Alle kinderen t/m 14 jaar die bij ons een activiteit hebben gevolgd en betaald.
Wat is jouw voordeel?
Dit attest kan je samen met je belastingaangifte indienen.
Wat moet je doen?

10. OPVANG SPORTKAMPEN
Opvang is slechts op enkele locatie(s) beschikbaar.
Zie de aanduiding op de website voor het sportkamp (*) of (*-*).
Hier worden onder begeleiding spelletjes gespeeld met de kinderen.

10.1 Opvang Afdeling Sport (*)

• Er is opvang voorzien in de sporthal van
  • 8.00 uur tot het aanvangsuur van het kamp
  • Het einduur van het kamp tot 17.30 uur
    Gelieve deze uren te respecteren!

• Prijs opvang:
  • 5 dagen kamp = 20,00 euro
  • 4 dagen kamp = 16,00 euro
  • 3 dagen kamp = 12,00 euro

De prijs is steeds te betalen voor de hele week. Er kan niet per dag betaald worden!
De afdeling sport behoudt zich het recht om de opvang te annuleren, bij te weinig inschrijvingen.

10.2 Opvang i.s.m. externe organisatie (*-*)
OPGELET! Voor info en inschrijvingen kan je terecht bij de externe organisatie.

• info@kadeee.be (Kadeee)
• inschrijvingyoung@gmail.com (Excelsior/Young)

11. SAMENSTELLING GROEPEN
De samenstelling van de groepen gebeurt op basis van leeftijd (geboortejaar) en het gekozen aanbod. Indien de leeftijd dit toelaat mogen vriendjes samen in een groep zitten.
Voor de zwemlessen gebeurt dit op basis van het niveau van het kind en niet op basis van leeftijd.

12. PUNTEN SPAREN
12.1 Promoartikel
Spaar mee voor 1 van onze HASSELTSPORT-artikelen en maak deel uit van de Hasseltse sportcommunity!
Elk activiteit (twv min 25€) geeft recht op 1 spaarpunt dat automatisch geregistreerd wordt door de Afdeling Sport.
Je kan sparen voor 1 of meerdere hippe promoartikelen: een T-shirt , een rugzak, een Doppler drinkbus, een badhanddoek of hoodie.
De HASSELTSPORT-artikelen zijn verkrijgbaar in verschillende blitse kleuren! Dit op basis van beschikbaarheid op dat moment.

12.2 Puntenaantal
Raadpleeg jouw account om na ta gaan hoeveel punten jij reeds gespaard hebt.

12.3 Afhalen
De afdeling sport organiseert enkele keren per jaar diverse afhaalmomenten. Je wordt hiervan per mail op de hoogte gesteld.
Afhalen is ook mogelijk na afspraak met de administratie van de sportdienst.

13. BEELDMATERIAAL
Tijdens de activiteiten kan er beeldmateriaal gemaakt worden. Door je in te schrijven neem je hier kennis van en geef je ons toestemming om dit te gebruiken ter publicatie van sportpromotionele activiteiten van de stad Hasselt. Indien je niet wenst in beeld te komen, gelieve ons hiervan op de hoogte te brengen.

14. HUISREGELS
14.1 Algemeen

• Wij verwachten van elke deelnemer respect t.o.v. de sportmonitoren/lesgevers, de andere deelnemers, materiaal en de omgeving. Bij een ernstige overtreding zal de deelnemer uitgesloten worden van de activiteit, zonder dat deze aanspraak maakt op enige vorm van terugbetaling.
• Gelieve de begin- en einduren van de activiteiten te respecteren. De deelnemers blijven tot een kwartier vóór de start van de activiteit en vanaf het afhalen na de activiteit onder de verantwoordelijkheid van de ouders. Kinderen worden gebracht tot bij de monitor en daar ook afgehaald.
• De lesgevers/externe partners, waar de afdeling sport mee samenwerkt, krijgen toegang tot de contactgegevens van de deelnemers voor de specifieke activiteit die zij verzorgen voor de duurtijd van de activiteit. Dit voor beheer aanwezigheid, te informeren en contacteren in kader van de specifieke activiteit, waarvoor de deelnemer ingeschreven is. Mogelijks contacteert de lesgever de deelnemer voor de aanvang van de activiteit om praktische afspraken te maken. Dit kan via e-mail of een whatsapp groep (na toestemming van de deelnemer). De deelnemer kan ten allen tijde vragen om de gegevens te wissen.
• We bieden sportactiviteiten aan, dus dragen de deelnemers sportkleding en sportschoenen, ook kleuters! Breng je (indoor) sportschoenen (let op: geen zolen die strepen achterlaten!) in je sporttas mee en doe ze pas aan in de sporthal. Zo houden we de sporthal veilig en proper voor iedereen.
• Kleuters moeten zindelijk zijn. Voorzie reservekledij voor ongelukjes.
• Denk aan het milieu! Breng een drinkbus met water mee. Drinkbussen kunnen op elke locatie met kraantjeswater bijgevuld worden.

14.2 Sportkampen

• Je kan enkel inschrijven voor een hele week, niet per dag. Dit geldt zowel voor de sportkampen als voor de opvang.
• Bij alle kampen wordt er regelmatig een korte pauze gehouden. Gelieve de kinderen water en een gezond tussendoortje mee te geven.
• Iedereen heeft dagelijks een (gezond) lunchpakket en voldoende drank bij.
• Pas je kledij aan de weersomstandigheden aan. Regenjas en warme kledij in het najaar of zonnecrème en een petje in de zomer zijn soms geen overbodige luxe!
• Buitensportkampen: voorzie zelf zonnemelk, muggenmelk en controleer regelmatig op teken!

15. ZIEKTE, ONGEVALLEN EN MEDISCHE INFORMATIE
15.1 Ziekte en ongevallen

• Wanneer een deelnemer ziek is, kan hij/zij niet deelnemen aan de activiteit. Dit is in het belang van de gezondheid en veiligheid van de deelnemer, de andere deelnemers en de begeleiders.
• Wanneer een deelnemer tijdens de activiteit ziek wordt of een ongeval heeft, beoordeelt de aanwezige begeleider de situatie en wordt, indien nodig, eerste hulp verleend.
• Bij een ziekte of ongeval waarvoor geen dringende medische opvolging nodig is, worden de ouders of contactpersonen zo snel mogelijk verwittigd. In overleg worden verdere afspraken gemaakt en kan gevraagd worden om de deelnemer op te halen.
• Bij een ernstige of potentieel levensbedreigende situatie wordt onmiddellijk 112 gebeld. De ouders of contactpersonen worden zo snel mogelijk op de hoogte gebracht.
• De inschrijver verklaart dat de deelnemer op het moment van de activiteit in staat is om deel te nemen en dat relevante medische of andere informatie die noodzakelijk is voor een veilige begeleiding, correct en volledig werd meegedeeld.

15.2 Medische informatie

• Bij de inschrijving van een kind wordt gevraagd om relevante, structurele medische informatie in te vullen via de medische vragenlijst. Deze informatie moet correct en actueel zijn.
• Ouders of wettelijke vertegenwoordigers zijn verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van wijzigingen in de medische situatie of andere relevante informatie.
• Jaarlijks wordt gevraagd om de medische gegevens te controleren en te bevestigen of aan te passen.
• Wanneer er sprake is van een levensbedreigend risico of een belangrijk medisch aandachtspunt, vragen we ouders om de verantwoordelijke bij de start van de activiteit hier ook persoonlijk en expliciet over te informeren.
• De medische vragenlijst maakt van begeleiders geen medische professionals. Zij krijgen enkel de informatie die noodzakelijk is om relevante aandachtspunten te herkennen, gepast te reageren en, indien nodig, professionele hulp in te schakelen.
• Medische informatie wordt vertrouwelijk behandeld. De toegang tot deze informatie wordt beperkt tot personen die deze informatie nodig hebben voor de veilige begeleiding van de deelnemer. Meer informatie hierover is opgenomen in de privacyverklaring op sporthasselt.be.

15.3 Eerste hulp en medische handelingen

• De aanwezige begeleider verleent, binnen zijn/haar mogelijkheden en opleiding, de nodige eerste hulp en schakelt indien nodig professionele hulp in.
• Begeleiders voeren geen medische handelingen uit die voorbehouden zijn aan zorg- of medische professionals. De medische informatie die zij ontvangen, dient uitsluitend om aandachtspunten te herkennen en gepast te handelen in geval van nood.
• Ondersteuning bij eenvoudige activiteiten van het dagelijks leven (ADL) kan, binnen de mogelijkheden van de werking, door de begeleider worden geboden. Meer informatie hierover is beschikbaar bij de FOD Volksgezondheid: Activiteiten van het dagelijks leven (ADL).

15.4 Medicatie

• Medewerkers van de organisator dienen in principe geen medicatie toe.
• Het toedienen van medicatie kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden, na voorafgaand overleg met de verantwoordelijke van de activiteit en overeenkomstig de geldende procedure ‘Toedienen van medicijnen op instructie’.
• Wanneer medicatie moet worden toegediend, is een duidelijke medische instructie of voorschrift vereist. Hierop moeten minstens de naam van de deelnemer, de benaming van de medicatie, de dosering en de wijze en het tijdstip van toediening vermeld staan.
• Medicatie wordt uitsluitend toegediend wanneer de handeling eenvoudig en veilig uitvoerbaar is binnen de mogelijkheden van de begeleider en de werking.
• Begeleiders zijn niet verplicht om medische handelingen of doorgedreven zorgtaken uit te voeren waarvoor zij niet zijn opgeleid of die niet haalbaar zijn binnen de werking.

15.5 Doorgedreven zorg en specifieke zorgnoden

• Wanneer een deelnemer specifieke of doorgedreven zorg nodig heeft, vragen wij ouders of wettelijke vertegenwoordigers om voorafgaand aan de activiteit contact op te nemen met de verantwoordelijke/coördinator van de afdeling Sportpromotie en te bespreken.
• Samen wordt nagegaan welke ondersteuning noodzakelijk is en of deze op een veilige en haalbare manier binnen de werking kan worden georganiseerd.
• Indien de noodzakelijke zorg of begeleiding niet op een veilige en verantwoorde manier binnen de werking kan worden voorzien, kan de organisator, na overleg met de ouders of wettelijke vertegenwoordiger, beslissen dat deelname aan de activiteit niet mogelijk is.

15.6 Verwerking en delen van medische informatie

• Om een goede begeleiding mogelijk te maken, kan relevante medische informatie worden gedeeld met de lesgever, monitor of externe organisatie die belast is met de begeleiding of organisatie van de activiteit.
• Deze personen mogen de informatie uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies van de organisator en voor zover dit noodzakelijk is voor de veilige begeleiding van de deelnemer.
• De informatie is beperkt tot de specifieke activiteit en wordt enkel gedurende de noodzakelijke periode gebruikt. De verwerking gebeurt overeenkomstig de privacyverklaring van Sport Hasselt.