Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is een aanvulling op de algemene privacyverklaring van stad Hasselt.
Als gebruiker of websitebezoeker (hierna "je" of “jouw") worden jouw persoonsgegevens verzameld en verwerkt door vzw Sportpromotie, gevestigd te Limburgplein 1, 3500 Hasselt en geregistreerd onder ondernemingsnummer 0431.000.890 in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke (hierna “sportpromotie Hasselt”, "wij", "ons" of "onze").

1.Wie zijn wij?

Vzw Sportpromotie Hasselt heeft als doel de promotie en ontwikkeling van sport in Hasselt, zowel op competitief als recreatief niveau. Wij organiseren een gevarieerd en toegankelijk sportaanbod voor alle leeftijden. Via de website Sportpromotie stad Hasselt - Site kan je je registreren en inschrijven voor diverse activiteiten. Ons aanbod omvat onder meer sportkampen, trimestriële lessenreeksen, sportinitiaties, evenementen en bijscholingen. Vzw Sportpromotie Hasselt streeft ernaar elke inwoner van Hasselt aan het bewegen en sporten te krijgen, door hen kennis te laten maken met een breed en kwalitatief sportaanbod. Daarnaast ondersteunen wij sportinitiatieven binnen het lokale verenigingsleven en zetten eigen projecten op ter bevordering van sport in Hasselt.

2.Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

Deze privacyverklaring (hierna "Privacyverklaring") is op je van toepassing voor jouw persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken in het kader van de werking van Sportpromotie Hasselt.
Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens wanneer je deze aan ons bezorgt bij het registreren van je account op de website van Sportpromotie Hasselt en als je je inschrijft voor een activiteit of evenement die wij organiseren.
Deze privacyverklaring bevat informatie over hoe en voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, en verduidelijkt welke rechten je als betrokkene kan uitoefenen.
Wij zetten ons in om jouw (persoons-) gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en alleen op een eerlijke en rechtmatige manier te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR[1], met inbegrip van alle huidige nationale of internationale wet- of regelgeving ter uitvoering of toekomstige wet- of regelgeving ter vervanging van de GDPR (hierna samen aangeduid als "Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving").

3.Overzicht van doeleinden, persoonsgegevens en rechtsgrondslag

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Je kan jouw persoonsgegevens aan ons verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgrondslag.

Doel	Persoonsgegevens	Rechtsgrond	Bron	Bewaartermijn
Aanmaken van een account op de website	3 00 Persoonlijke contactgegevens 3 02 Persoonlijke kenmerken 3 08 Rijksregisternummer 4 00 Financiële en fiscale gegevens 4 02 Medische gegevens 4 03 Samenstelling van het gezin	Uitvoering overeenkomst	Wat je ingeeft bij het aanmaken van je account	Je hebt op elk moment het recht om te vragen dat je gegevens worden verwijderd. Dat betekent dat alle persoonsgegevens worden verwijderd of onherkenbaar worden gemaakt en dat je niet langer kan inloggen op het platform. Je account zal dan op ‘Inactief’ staan en alle persoonlijke gegevens zullen verwijderd of onherkenbaar gemaakt worden. (*)
Jezelf inschrijven voor deelname aan een activiteit	3 00 Persoonlijke contactgegevens 3 02 Persoonlijke kenmerken 3 08 Rijksregisternummer 4 00 Financiële en fiscale gegevens	Uitvoering overeenkomst	Uit je account-gegevens	Zolang je account actief is
Inschrijven van een kind voor een activiteit	3 00 Persoonlijke contactgegevens 3 02 Persoonlijke kenmerken 3 08 Rijksregisternummer 4 00 Financiële en fiscale gegevens 4 02 Medische gegevens 4 03 Samenstelling van het gezin	Uitvoering overeenkomst	Uit je account-gegevens	Zolang je account actief is
Informeren in het kader van een activiteit waarvoor je je ingeschreven hebt	3 00 Persoonlijke contactgegevens	Uitvoering overeenkomst	Uit je account-gegevens	Zolang je account actief is
Informeren in het kader van een activiteit waarvoor je je kind hebt ingeschreven (bv. melden blessure)	3 00 Persoonlijke contactgegevens 4 02 Medische gegevens	Uitvoering overeenkomst	Uit je account-gegevens	Zolang je account actief is
Uitsturen van de nieuwsbrief of op de hoogte houden van het sportaanbod	3 00 Persoonlijke contactgegevens	Toestemming	Uit je account-gegevens	Zolang je account actief is

(*) Facturen moeten volgens de fiscale wetgeving bewaard blijven. Facturen worden daarom nog tot 10 jaar bijgehouden. Fiscale attesten tot 7 jaar.

Wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals aangegeven in de bovenstaande tabel een wettelijke of contractuele vereiste is, of een vereiste die noodzakelijk is om een overeenkomst aan te gaan, ben je verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken. Als je dit weigert, kunnen wij mogelijk geen overeenkomst met je aangaan.

4.Jouw rechten als betrokkene

Behoudens de voorwaarden en beperkingen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, kan je de volgende rechten als betrokkene uitoefenen:

4.1.Recht op toegang tot jouw persoonsgegevens (art. 15 AVG)

Het recht om toegang te vragen tot jouw persoonsgegevens, om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over je verzamelen en bijkomende informatie over hoe wij jouw gegevens verwerken.

4.2.Recht op rectificatie (art. 16 AVG)

Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens die wij over je bewaren aan te vullen.

4.3.Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden") (art. 17 AVG)

Het recht om jouw persoonsgegevens uit onze systemen te laten verwijderen.
Het recht om gegevens te wissen is niet absoluut en kan niet altijd worden ingewilligd. Dit is het geval wanneer de vervulling van een wettelijke plicht of een taak van algemeen belang die op de verwerkingsverantwoordelijke rust. We zullen deze verplichtingen in acht nemen wanneer we op jouw verzoek reageren.

4.4.Recht van bezwaar (art. 21 AVG)

Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als de verwerking is gebaseerd op ons legitieme belang of op gronden van algemeen belang. We zullen de verwerking stopzetten, tenzij we dwingende legitieme redenen kunnen aantonen voor verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims.
Je kan ook bezwaar maken indien wij jouw gegevens verwerken voor direct marketing doeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.

4.5.Recht om jouw toestemming in te trekken

Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die door ons met jouw toestemming zijn verzameld, kan je jouw toestemming te allen tijde intrekken. Je kan bijvoorbeeld op elk gewenst moment afmelden voor het ontvangen van nieuwsbrieven of uitnodigingen. Het intrekken van jouw toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

4.6.Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)

In bepaalde gevallen heb je het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken. Als je dit recht succesvol uitoefent, blijven we jouw gegevens opslaan, maar beperken we het gebruik ervan. Je kan dit verzoek bijvoorbeeld doen als je van mening bent dat jouw persoonsgegevens onjuist zijn of als de verwerking door ons niet gerechtvaardigd is. We hoeven deze verzoeken alleen in te vullen in specifieke gevallen, zoals bepaald door de wet.

4.7.Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (art. 20 AVG)

Het recht om jouw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt te verkrijgen in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om deze gegevens te laten doorsturen of te kopiëren naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door vzw Sportpromotie of als je één van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, kan je via privacy@hasselt.be contact opnemen met de DPO. De DPO zal indien nodig, in gesprek gaan met de burger over de vraag.
Bovenstaande rechten zijn uiteraard enkel van toepassing op je eigen gegevens en niet op gegevens van andere personen. Omdat we er zeker van moeten zijn dat jij de aanvraag doet en de gegevens niet in verkeerde handen komen, kunnen we je vragen je te identificeren.
We vragen je ook om je verzoek zo specifiek mogelijk aan ons te richten. Als dat niet het geval zou zijn, kunnen wij jou vragen jouw verzoek af te bakenen of te specifiëren. Wanneer het verzoek niet afgebakend zou zijn, bestaat er de mogelijkheid dat je verzoek aanzien kan worden als buitensporig waardoor je verzoek extra kosten met zich mee kan brengen of wij je verzoek kunnen weigeren.

4.8.Recht om een klacht in te dienen (art. 77 AVG)

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via www.hasselt.be/vraagprivacy zodat wij hiermee snel aan de slag kunnen en je zo snel mogelijk kunnen verder helpen. Wil je een datalek melden, neem dan contact op via www.hasselt.be/datalek.
Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving? Dan kun je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.
De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtscommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.
De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

5.Ontvangers

Wij onthouden ons van het bekendmaken of verkopen van jouw persoonsgegevens aan derden en het openbaar maken van jouw persoonsgegevens, behalve in de volgende specifieke gevallen:
·persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met lesgevers van een externe organisatie of monitoren aan wie wij de organisatie van de activiteit uit het sportaanbod hebben uitbesteed. In elke geval zijn zij beperkt tot het verwerken van jouw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies en onze deontologische code;
·persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe dienstverleners (bv. lesgevers, digitale toepassingen…) aan wie we bepaalde verwerkingsactiviteiten hebben uitbesteed. In elk geval zijn zij beperkt tot het verwerken van jouw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies en, indien nodig, zal er een gegevensverwerkingsovereenkomst worden gesloten, zodat zij verplicht zijn om te voldoen aan alle verplichtingen die worden vereist door de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving;
·indien vereist door toepasselijke wet- of regelgeving.

6.Internationale doorgifte

We zullen voldoen aan de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving met betrekking tot het bieden van adequate bescherming voor de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER").
In het geval dat we jouw persoonsgegevens doorgeven aan een derde land of internationale organisatie buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen die door de Europese Commissie worden geacht een "passend" beschermingsniveau te bieden (een lijst van passende derde landen is beschikbaar op de website van de Europese Commissie), of, als alternatief, wanneer jouw persoonsgegevens niet worden doorgegeven aan een land dat een passend beschermingsniveau biedt, zullen we zorgen voor passende waarborgen bij de entiteit die jouw persoonsgegevens ontvangt (bijv. de standaardcontractbepalingen van de EJE of bindende bedrijfsregels, rekening houdend met aanvullende vereisten met betrekking tot internationale overdrachten zoals aanvullende maatregelen) om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens beschermd blijven in overeenstemming met de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving.

7.Bewaren van jouw persoonsgegevens

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen. De bewaartermijnen verschillen afhankelijk van het type verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. De toepasselijke bewaartermijnen worden hierboven vermeld.
Persoonsgegevens die we verzamelen op basis van jouw toestemming worden door ons bewaard zolang jouw toestemming geldig blijft. In alle gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard als daar een wettelijke of reglementaire reden voor is, of korter als je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en er niet langer een legitieme reden is om ze te bewaren. Wij garanderen dat jouw persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra de bewaartermijn is verstreken.

8.Contactgegevens

Als je opmerkingen of vragen hebt over de informatie in deze Privacyverklaring, of over andere kwesties met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je contact met ons opnemen via privacy@hasselt.be.
Als je liever per post contact met ons opneemt, kan je dat doen op het volgende adres:
Vzw Sportpromotie
Limburgplein 1
3500 Hasselt

9.Wijzigingen aan onze privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken om wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens of wijzigingen in de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving weer te geven.

---

[1]Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).